2.1 ข้อมูลและสารสนเทศ
1.) ข้อมูล
ข้อมูล (data) หมายถึง ข้อเท็จจริง หรือเหตุการต่างๆ ที่เกิดขึ้นมีลักษณะหลายอย่างผสมผสานเข้าด้วยกัน
2.) สารสนเทศ
สารสนเทศ(information) หมายถึง ข้อมูลต่างๆ ที่ผ่านการประมวลผลแล้ว ซึ่งถูกต้อง
แม่นยำและตรงกับความต้องการของผู้ใช้
ข้อมูลที่ดีเป็นข้อมุลที่มีคุณภาพ มีความสมบูรณ์ในระดับ
ที่เหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้ โดยข้อมูลที่ดีควรมีลักษณะดังนี้
* มีความถูกต้องและแม่นยำ เป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะถ้าหากข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่น่าเชื่อถือ ผู้ใช้ก็ไม่สามารถนำข้อมูลไปใช้ได้
* มีความสมบูรณ์ครบถ้วน ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์กระชับและชัดเจนก็จะทำให้ข้อมูลนั้นมีคุณภาพ เกิดความน่าเชื่อถือ ผู้ใช้สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลเหล่านี้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
* ถูกต้อง รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน ข้อมูลที่มีความถูกต้อง สด ใหม่ และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน จะทำให้ผู้ใช้ได้เปรียบคู่แข่งอย่างมาก
* ความสอดคล้องของข้อมูล การเก็บรวบรวมข้อมูล ควรวางแผนหรือสรุปเป็นหัวข้อตามความต้องการของผู้ใช้งาน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด
ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลแบ่งออกเป็น 2 ชนิด ได้แก่
* ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (numeric data) คือ ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวณได้ มีหลายรูปแบบคือ
- เลขจำนวนเต็ม คือ ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม
- เลขทศนิยม คือ ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม ซึ่งอาจมีค่าเป็นจำนวนเต็ม หรือจำนวนที่มีเศษเป็นทศนิยมก็ได้
เลขทศนิยมเขียนได้ 2 รูปแบบ ดังนี้
ก) แบบทั่วไป เช่น 7.0 35.73
ข) แบบที่ใช้งานทางวิทยาศาสตร์
* ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (character data) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่นำมาเรียงต่อกันให้มีความหมายได้
5.) ประเภทของข้อมูล
เราสามารถแบ่งได้ 2 ประเภทใหญ่ๆ ได้แก่
* ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) คือ ข้อมูลที่ได้จาการรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งไม่ได้คัดลอกจากบุคคลอื่น ข้อมูลที่ได้จะต้องมีความถูกต้อง ทันสมัย และเป็นปัจจุบัน
* ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมหรือเรียบเรียงไว้แล้ว ซึ่่งเป็นข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้
2.2 กระบวนการจัดการสารสนเทศ
เราสามารถแบ่งได้ 2 ประเภท คือ
1.) การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
* การรวบรวมข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน ซึ่งใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บข้อมูล
* การตวจสอบข้อมูล เมื่อมัฃีการรวบรวมข้อมูล ก็จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง หากเกิดความผิดพลาดควรรีบแก้ไข
2.) การประมวลผลข้อมูล
* การจัดกลุ่มข้อมูล ข้อมุลควรจัดเก็บควรจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน เพื่อเตรียมไว้สำหรับใช้งานต่อไป
* การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดกลุ่มเสร็จ ก็ควรจัดเรียงข้อมูลที่มีความสำคัญตามลำดับตัวเลขหรืออักขระเพื่อสะดวกและประหยัดเวลาในการหาข้อมูล
* การสรุปผลข้อมูล หลังจากการจัดเรียงลำดับความสำคัญของข้อมูลแล้ว ก็ควรสรุปข้อมูลเหล่านี้ให้กระชับและได้ใจความสำคัญ เพื่อรอนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป
3.) การจัดเก็บและดูแลรักษาข้อมูล
ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้
* การเก็บรักษาข้อมูล การนำข้อมูลที่ประมวลผลแล้วมาบันทึกไว้ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ
* การทำสำเนาข้อมูล การคัดลอกข้อมูลจากต้นฉบับเพื่อเก็บรักษา หากต้นฉบับเสียหาย ก็สามารถนำข้อมูลสำเนามาใช้ได้ทันที
4.) การแสดงผลช้อมูล
* การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล เป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทอย่างมาก เพราะหากได้รับข้อมูลข่าวสารที่รวดเร็วและทันเวลา ผู้ใช้งานก็สามารถนำข้อมูลเหล่านั้ีนมาใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มศักยภาพ
* การปรับปรุงข้อมูล หลังจากเผยแพร่ข้อมูลแล้วควรมีผลตอบกลับมา เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัยตลอดเวลา
2.3 ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์
การสื่อสารกับเครื่คอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูล หรือการสั่งงานจะต้องอาศับระบบเลขฐานสอง เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทำงานด้วยสัญญาณไฟฟ้าโดยแทนตัวเลขศูนย์(0) และหนึ่ง(1) โดยแต่ละหลักจะเรียกว่า "บิด" (Binary Didit : Bit) และเมื่อนำตัวเลขหลายๆบิดมาต่อกัน (8 บิต (bit) เท่ากับ 1 ไบต์ (bite)) จะใช้สร้างรหัสแทนจำนวน อักขระ สัญลักษณ์ ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้
2.)รหัสแทนข้อมูล
เพื่อแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์ไปในแนวเดียวกัน จึงมีการสร้างมาตรฐานรหัสแสดงข้อมูลในระบบเลขฐานสองขึ้น โดยมีรายละเอียดดังนี้
* รหัสแอสที (American Standard Code Information ; ASCIL) เป็นรหัสแทนข้อมูลในระบบเลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือเท่ากับ1 ไบต์ แทนอักขระหรือสัญลักษณ์แต่ละตัว ซึ่งหมายความว่าการแทนอักขรธแต่ละตัวจะประกอบด้วยตัวเลขฐานสอง 8 บิตเรียงกัน
* รหัสยูนิโค้ด (Unicode) เป็นรหัสแทนข้อมูลในระบบเลขฐานสองจำนวน 16 บิต เนื่องจากตัวอักษรบางประเภทเป็นตัวอักษรแบบรูปภาพ ซึ่งมีตัวอักษรเป็นหมื่นตัว หากใช้รหัสที่เป็นเลขฐานสอง 8 บิต จะแทนรูปแบบตัวอักษรเพียง 256 รูปแบบ ด้วยเหตุนี้จึงได้สร้างรหัสใหม่ขึ้นมาแทน โดยแทนตัวอักขระได้ 65536 ตัว และยังใช้แทนสัญลักษณ์กราฟิกและสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ได้อีกด้วย
3).การจัดเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
ในการจัดเก็บข้อมมูล ต้องกำหนดรนูปแบบของข้อมูล เพื่อให้ผู้ให็ผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจตรงกัน มีรายละเอียดดังนี้
*บิต (bit) คือ ตัวเลขหลักใดหลักหนึ่งในระบบเลขฐานสอง ซึ่งเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล
*ตัวอักขระ (character) คือ ตัวเลข ตัวอักษร หรือเครื่องหมายใดๆ โดยแต่ละตัวจะใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์ ในการแทนข้อมูล
*เขตข้อมูล (file) คือข้อมูลที่เป็นตัวอักษรเรียงต่อกัน เพื่อแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง
*ระเบียนข้อมูล (recoed) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ตั้งแต่ 1 เขตข้อมูลขึ้นไป
*แฟ้มข้อมูล (file) คือ กลุ่มของระเบียนข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป
* ฐานข้อมูล (database) เป็นที่รวบรวมแฟ้มข้อมูลหลายๆ แฟ้มเข้าด้วยกัน ซึ่งจะต้องมีความสัมพันธ์กันโดยใช้เขตข้อมูลที่เหมือนกันเป็นตัวเชื่อมระหว่างกัน
2.4 จริยธรรมในการใช้ข้อมูล
1) ความเป็นส่วนตัว
ความเป็นส่วนตัว (privary) ก่อนที่จะเผยแผ่ข้อมูลทุกครั้งต้องคำนึงถึงข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวสูง ซึ่งหากข้อมูลเหล่านี้ถูกพวกมิจฉาชีพนำไปใช้ผิดวัตถุประสงคืก็จะสร้างความเดือดร้อนให้เเก่เจ้าของข้อมูลได้
2)ความถูกต้อง
ความถูกต้อง (accuracy) ก่อนที่จะเผยแผ่ข้อมูลใดๆควรตรวจสอบข้อมูลนั้นเสียก่อน เพราะถ้าผู้รับข้อมูลได้รับข้อมูลที่ผิด ก็จะไม่สามารถนำข้อมูลนั้นมาใช้ประโยชน์ได้เลย
3)ความเป็นเจ้าของ
ความเป็นเจ้าของ (property) การละเมิดลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญา จะทำให้เกิดความเสียหายทางธุรกิจต่อเจ้าของข้อมูล ผู้ใช้จึงควรระมัดระวังในการนำข้อมูลมาใช้งาน
4)การเข้าถึงข้อมูล
การเข้าถึงข้อมูล (accessibility) การใช้งานคอมพิวเตอร์มักมีการกำหนดสิทธิตามระบบของผู้ใช้งาน ก็เพื่อป้องกันและรักษษความลับของข้อมูล ซึ่งการเข้าถึงข้อมูลของผู้อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต ถือเป็นการผิดจริยธรรมเช่นเดียวกับการละเมิดข้อมูลส่วนตัว
คำถาม
1.สารสนเทศหมายความว่าอย่างไร
2.กระบวนการจัดการข้อมูลสารสนเทศมีกี่ประเภทอะไรบ้าง อธิบาย
